Makalah Konsep Dasar Sistem

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM

A.   Definisi Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Terdapat beberapa definisi sistem  yaitu :

1.      Gordon B. Davis ( 1984 )  : “ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian  yang  saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.

2.      Raymond Mcleod (2001) :  “ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan  yang utuh dan terpadu “.

3.      James Havery Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.

4.      Salisbury Sistem adalah sekelompok bagian atau komponen-komponen yang bekerja sama sebagai suatu kesatuan fungsi.

5.      John Mc Manama Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.

6.      Andri Kristanto Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

B.   Kareteristik Sistem

Sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu , yaitu:

1.      Komponen (componens)

Terdiri dari sejumlah yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2.      Batas Sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya dengan lingkungan luarnya.

3.      Lingukungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4.      Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antara sub sistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke sub sistem lainnya.

5.      Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.

6.      Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7.      Pengolahan (proses)

Suatu sistem yang merupakan suatu bagian pengolah yang merubah masukan menjadi keluaran.

8.      Sasaran (objectivitas) atau tujuan (goals)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

C.   Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, yaitu :

1.      Sistem abstrak (abstract system)

Sistem abstrak adalah system yang tidak bisa dilihat secara fisik atau system yang berisi gagasan atau konsep. Contohnya system teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan.

2.      Sistem fisik (Phsycal system)

Sistem fisik adalah system yang secara fisik dapat dilihat. Contohnya system konputer, system sekolah dan lain-lain.

3.      Sistem alamiah (natural system)

System alamiah adalah system yang terjadi karena alam. Misalnya system tata surya, system peredaran darah dalam tubuh manusia.

4.      Sistem buatan (human made system)

Sistem buatan adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya system komputer dan system mobil.

5.      Sistem tertentu (deterministic system) Sistem tertentu adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya system komputer.

6.      Sistem tak tentu (probalistic system) Sistem tak tentu adalah system yang tidak dapat diramal dengan pasti. Misalnya sistem persediaan dan system arisan.

7.      Sistem tertutup (close system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungan atau sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan. Misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.

8.      Sistem terbuka (open system)

Sistem terbuka adalah system yang terpengaruh oleh lingkungannya. Misalnya sistem perusahaan dagang yang terpengaruh oleh permintaan pasar.

BAB II

KONSEP DASAR INFORMASI

A.   Defenisi Data

Beberapa definisi tentang data dari sudut pandang yang berbeda-beda:

1.       Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.

2.       Dari sudut pandang bisnis, data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization’s description of things (resources)and events (transactions) that it faces).

3.       Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

4.       Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

B.   Defenisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.

Beberapa definisi tentang informasi dari sumber yang berbeda-beda:

1.       Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.       Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.       Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

C.   Siklus Informasi  

Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan model proses yang tertentu. Misalkan suhu dalam fahrenheit diubah kedalam celcius. Dalam hal ini digunakan model matematik berupa rumus konversi daari derajat fahrenheit menjadi satuan derajat celcius. Data yang diolah melalui suatumodel menjadi informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, yang berarti menghasilkan keputusan dan melakukan tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input,diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya yang disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini juga desebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).

 

Gambar.2.1 Gambar siklus informasi

1.      Data (ditangkap) / pengumpulan data

2.      Input

3.      Pengolahan data (proses)

4.      Output / Informasi

5.      Penerima / Distribusi

6.      Keputusan

7.      Hasil Tindakan

D.   Kualitas Informasi (Value io Information)

Kualitas informasi tergantung kepada 3 hal, yaitu:

1        Akuratà bebas dari kesalahan

2.      Tepat waktuà inormasi tidak boleh terlambat

3.      Relevanàmemiliki manfaat untuk pemakainya.

Selain 3 hal diatas kualitas informasi juga ditentukan oleh:

1.      Informasi tersebut dapat dipercaya

2.      Ekonomis

3.      Efisien

4.      Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of infromation) ditentukan dari dua hal, yaitu :

1.      Manfaat

2.      Biaya

Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya, selain itu juga dapat diukur dengan evektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost, efectivitas atau cost benefit.

BAB III

KONSEP DASAR INFORMASI (Lanjutan)

A.   Konsep Dasar Sistem Informasi

Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi.   Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Menurut Mc leod   : “Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi   dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”.    

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. 

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

1.      Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat.

2.      Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan.

3.      Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan.

4.      Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan. 

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

1.      Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai.

2.      Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan keluwesan.

3.      Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi  Kepuasan pemakai.

4.      Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi. 

B.   Konsep Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :

1.       Komponen input atau komponen masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.      Komponen model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Komponen output atau komponen keluaran

Produk yang dihasilkan dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang baik serta bermanfaat dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen semua pemakai sistem.

4.      Komponen teknologi

Teknologi merupakan sebuah tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5.      Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan untuk mengakses atau memanipulasinya digunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Perlu dilakukan pengorganisasian terhadap basis data yang ada agar informasi yang dihasilkannya baik dan efisiensi kapasitas penyimpanannya.

6.      Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan yang terjadi di dalam sistem, ketidakefisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Sehingga beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun dapat langsung segera diperbaiki jika seandainya hal-hal yang disebutkan diatas terjadi.

Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.